Videoconferencias múltiples

La videoconferencia grupal o multipunto es una sesión de videoconferencia, que brinda participación simultánea para varios usuarios remotos, a diferencia de una conferencia personal punto a punto, que solo admite dos terminales. Durante una sesión de videoconferencia grupal, los usuarios no solo pueden verse y escucharse entre sí, sino también compartir datos y utilizar herramientas de colaboración para trabajar con documentos. El propósito de la videoconferencia multipunto es permitir que los participantes que no pueden asistir a la reunión en persona puedan participar en ella de forma remota.

Las videoconferencias grupales permiten a los socios comerciales colaborar en el desarrollo de nuevos proyectos; los estudiantes pueden asistir a seminarios de formación y conferencias de forma remota; y los médicos pueden asesorar a sus pacientes, así como mejorar sus habilidades en conferencias y simposios virtuales. 

Las videoconferencias grupales pueden ser simétricas y asimétricas. En las videoconferencias simétricas, los participantes interactúan entre sí por completo: todos se ven y se escuchan, y tienen la capacidad de comunicarse. 

Las videoconferencias, en las que no existe comunicación entre algunos de los participantes, se denominan asimétricas. Por lo general, las videoconferencias simétricas tienen capacidad para varias docenas de participantes, mientras que las conferencias asimétricas pueden involucrar hasta un centenar o más de usuarios remotos.

Tipos de videoconferencias multiusuario

Existen tres tipos de videoconferencias asimétricas: teleconferencias o reuniones virtuales , videoconferencias (video seminarios) y retransmisiones en video.

Aparte del equipamiento en sí, una sala de videoconferencia presupone un determinado conjunto de mobiliario, elementos de decoración interior (a nivel de telepresencia) y sistema de iluminación.

Reuniones virtuales

Durante una reunión virtual (conferencia basada en roles), la audiencia se divide entre aquellos que están involucrados en una comunicación bidireccional (pueden ver, escuchar y hablar al mismo tiempo; por regla general, estos incluyen al anfitrión de la videoconferencia y varios oradores designados por él / ella) y aquellos que solo pueden ver y escuchar a los oradores.

Conferencia en vídeo

Se trata de una sesión de videoconferencia, que implica una mayor interacción entre un orador y unos pocos oyentes. A diferencia del modo de reunión virtual, donde el orador transmite a una amplia audiencia sin poder ver ni escuchar a los demás participantes, en el modo de videoconferencia es posible hacerlo. Los estudiantes, a su vez, solo pueden ver al profesor y no pueden comunicarse entre sí.

Difusión de video

Durante una sesión de transmisión de video en tiempo real no es necesario recibir comentarios, ya que la tarea principal del orador es informar a la audiencia y comunicar claramente el punto principal. Dado que la transmisión no implica retroalimentación en tiempo real, la imagen puede demorarse unos segundos para los participantes remotos.

Importancia de las videoconferencias

En los últimos años, las tecnologías han aportado innovaciones indispensables para el entorno empresarial. En este sentido, es importante que los gerentes estén atentos a que los negocios sean cada vez más rentables, utilizando las nuevas herramientas disponibles, como la videoconferencia.

El uso de la  videoconferencia  es uno de los medios para reducir distancias y garantizar que las reuniones y otros compromisos se realicen a través de Internet. Esto reduce costes y permite optimizar los recursos profesionales y de transporte.

A continuación te explicamos qué es la videoconferencia, cómo puedes realizar una, cuándo es interesante utilizar este recurso y también algunas ventajas a la hora de utilizarlo en tu negocio.

Entender que es la videoconferencia

Quizás una de las herramientas de comunicación más eficientes y populares en el mundo empresarial, las videoconferencias son bastante populares entre las empresas que cuentan con más de una unidad, sirviendo para acercar a personas que se encuentran en diferentes entornos físicos, permitiendo la interacción entre ellas y asegurando una mayor sensación de pertenencia.

Cuando hablamos de videoconferencia, estamos hablando exactamente de lo que dice el nombre: una videoconferencia. Esto significa que, mediante el uso de cámaras de video y micrófonos, es posible conectar a dos o más personas, que pueden ver y escuchar en tiempo real, como si estuvieran en el mismo entorno.

Esta tecnología, que ahora es muy popular en todo el mundo, tiene como objetivo permitir que personas de diferentes lugares se reúnan, vean y escuchen en tiempo real, pero sin tener que estar físicamente presentes en el mismo entorno, lo que garantiza una mayor practicidad, reduciendo costos y optimización de horarios.

Cómo realizar una transmisión de videoconferencia

Muchas empresas ya adoptan soluciones para videoconferencias, pero para quienes desconocen este tipo de herramientas, este proceso puede parecer complicado o incluso imposible de llevar a cabo. 

Sin embargo, realizar una videoconferencia es más sencillo de lo que parece a primera vista. A continuación te explicamos, paso a paso, lo que se necesita para realizar una videoconferencia:

Equipo apto para videoconferencia

Para poder realizar una videoconferencia es necesario contar con computadoras, teléfonos celulares o notebooks que contengan cámaras de video, micrófonos y conexión a internet para la transmisión de datos.

Elección de la plataforma de videoconferencia

El segundo paso, luego de asegurarse de que se dispone del equipo necesario, es elegir la plataforma de transmisión de videoconferencia, que puede ser gratuita o de pago, según las necesidades de la videoconferencia a realizar.

Las soluciones gratuitas suelen tener restricciones sobre el número de personas simultáneas en la misma sala de conferencias, el límite de tiempo o la duración de la conferencia e incluso requieren la inserción de datos personales para liberar el uso de la herramienta.

Conoce algunas situaciones en las que se recomienda su uso

Se pueden destacar varias situaciones donde el uso de la videoconferencia es positivo en el entorno empresarial, siendo las principales la integración entre equipos ubicados en diferentes ubicaciones físicas, la posibilidad de realizar tareas en el régimen de teletrabajo, mejor aprovechamiento del tiempo, para evitar el desplazamiento, optimizando los recursos tanto técnicos como humanos y de disponibilidad, entre otros. De este modo se favorece la integración laboral, se potencia la adaptabilidad y se favorecen los modelos de conciliación entre la vida familiar y laboral.