Gestión de control de presencia 

La Gestión de control de presencia permite capturar y analizar el cumplimiento del tiempo de trabajo diario de un empleado para calcular su retribución mensual. 

Es decir, este proceso captura las marcas de tiempo de entrada y salida, para que la empresa pueda analizar la carga de trabajo, intervalos intra y entre turnos , horas extras, horas extras nocturnas , entre otra información correspondiente al recorrido de cada empleado. 

Toda la información capturada por el proceso de control de frecuencia se utiliza para calcular la nómina , por lo que juega un papel importante en la relación de la empresa con los empleados y otras cuestiones laborales. 

La Gestión de control de presencia se realiza mediante un sistema de control de tiempos, y está directamente vinculado a la asistencia de los empleados, ya que este proceso permite analizar quiénes son los empleados que más faltan, retrasan o realizan horas extraordinarias. 

Puede que se esté preguntando: ¿pero por qué es tan importante saber esto? Pues mantener una rutina de trabajo es una de las mejores formas de garantizar buenos resultados para la empresa y mejorar la calidad de vida de los empleados. 

Ahora pregunto: ¿cómo se pueden garantizar buenos resultados para ambas partes si ni siquiera se sabe cómo es la asistencia y productividad de tus empleados?

Es posible que hayas escuchado el dicho “toda acción genera una reacción”, pero ¿cómo saber si tus acciones están dando resultados positivos o negativos si no tienes un medidor o no se ha fijado una meta a alcanzar?

Seguro que has oído hablar de Rotación, rotación, retención de talento, asistencia entre otros indicadores de RRHH, todos ellos tienen en común la implicación con el punto de control. 

Ahora que hemos visto la importancia real del control de puntos para el área de recursos humanos, consulta algunos de los métodos utilizados a lo largo del tiempo que se pueden utilizar para controlar la frecuencia de los empleados.

¿Cuáles son los tipos de control de frecuencia?

En primer lugar, es necesario aclarar que el control de frecuencia es un procedimiento, y para realizarlo es necesario utilizar sistemas de control por puntos. 

Gestionar la hora de entrada, almuerzo y salida de cada empleado durante mucho tiempo fue un gran desafío para los profesionales de recursos humanos. Pero hoy, esto ya no es un problema, ya que con el desarrollo de la tecnología, el control de puntos se ha convertido en una herramienta facilitadora. 

Por lo tanto, mencionaré algunos de los métodos para controlar las horas de trabajo de los empleados. 

Control de puntadas manual: 

Este es el tipo de control de puntadas más antiguo y económico del mercado laboral, y también el que más se usaba antes del desarrollo tecnológico. Su método es muy simple, el empleado simplemente anota las horas que trabajó en una hoja de registro.

Control de punto mecánico: 

También conocido como Punto Cartográfico, el empleado inserta una tarjeta en él y el propio equipo imprime la hora y el día de registro en esta tarjeta.

Control de tiempo electrónico: 

También conocido como reloj de tiempo , en este modelo el empleado debe pasar la credencial registrada en un reloj de tiempo al ingresar o salir de la empresa, que a través de su chip o código de barras identifica al empleado y registra su punto. Este proceso también se puede realizar mediante biometría. 

Control de punto alternativo: 

El control de punto alternativo es uno de los métodos más nuevos y completos del mercado, porque hay más de una forma de registrar marcas de puntos, todas las cuales son opciones anteriores además del teléfono móvil, tablets y ordenadores. 

¿La Gestión de control de presencia tiene que ser diario?

No importa si se realiza en un libro electrónico , mecánico o de tiempos, el registro de la hora de entrada, pausa y salida de los empleados debe hacerse diariamente. 

Esto significa que bajo ninguna circunstancia se puede impedir que los empleados registren sus horas de trabajo. Lo que solía ocurrir era que para evitar horas extraordinarias o retrasos, el empleador restringía la cita en determinados momentos. 

Sin embargo, esto no puede suceder en absoluto, las dos ordenanzas son muy claras sobre esta práctica y ningún sistema de control de puntos puede restringir los horarios de la cita, ni programar los horarios automáticamente. 

Cabe mencionar que toda la información referente a las marcas de puntos del empleado debe aparecer en su hoja de puntos. Pero no te preocupes, te explicaré cómo funciona la siguiente hoja de frecuencias.

¿Qué es la hoja de frecuencia y para qué sirve?

La hoja de frecuencia, también conocida como hoja de horas, es un documento que muestra los horarios de entrada, pausa para el almuerzo y salida de los empleados durante el período predeterminado por la empresa. 

Esta hoja de horas funciona como un espejo, es decir, contiene toda la información de los empleados, así como si existe o no necesidad de pago de horas extras, recargos nocturnos o descuentos por retrasos y ausencias. 

La hoja de horas puede ser manual o digital, ya que no existen diferencias legales en cuanto al aspecto de este documento. El único requisito de la ley es la firma del empleado al final del período determinado. 

Mucha gente me pregunta por qué la hoja de frecuencia es un documento tan importante, y la respuesta es simple, porque contiene cierta información que debería transferirse a la nómina.